مدیریت كیفیت فراگیر در خدمات كتابداری و اطلاعرسانی
مقدمه
هدف من از این مقاله برجسته‌كردن برخی از نتایج عمدة پروژة دكترای خود [9 ] در موضوع مدیریت كیفیت در بخش خدمات كتابداری و اطلاعرسانی است. در این مقاله از میان مباحثی كه در خود رساله به آن پرداخته‌ام بیشتر به جوانب عملی خواهم پرداخت تا ملاحظات نظری. در عین حال احساس می‌كنم كه لازم است بحث را با برخی تعاریف اساسی شروع كنم، چرا كه كلماتی مثل كیفیت و سیستم در نظر افراد مختلف معانی متفاوتی دارند؛ به عبارت دیگر این كلمات هم معانی ضمنی و هم معانی صریح متفاوتی دارند.
سازمان‌های خدماتی كتابداری و اطلاعرسانی ــ كتابخانه‌های تخصصی، كارگزاران اطلاعرسانی، تولیدكنندگان پایگاه‌های اطلاعاتی، و...ــ مأموریت‌های گوناگونی دارند كه نسبتاً پایدار هستند و [علاوه بر آن‌ها ] اهداف كاری كوتاه‌مدت و بلندمدتی نیز دارند. در عین حال مأموریت كیفیت از مأموریت‌های مشترك در تمام سازمان‌ها است. این آگاهی كه مأموریت اساسی كیفیت در تمام سازمان‌های خدمات كتابداری و اطلاعرسانی، تأمین نیازهای مشتریان خود است و نه تولید كالاها و خدمات اطلاعرسانی، باید برای هر مدیر و كارمند بخش اطلاعرسانی اهمیت حیاتی داشته باشد. در محیط كیفیت فراگیر، مأموریت كیفیت را می‌توان به شكل زیر خلاصه كرد: «دستیابی به نتایج عالی به لحاظ رضایت استفاده‌كنندگان همراه با حداقل استفاده از منابع و بهبود مداوم این نتایج در طی زمان.»
الگوی زیر اجزای لازم برای تحقق مدیریت كیفیتی مشخص را نشان می‌دهد. سه عنصر دخیل عبارت‌اند از: یافته‌های استفاده‌كننده، فرآیندها و نظام كیفیتی.
نتایج استفاده‌كنندگان عبارت از ارزیابی‌هایی هستند كه از سوی استفاده كنندگان ارائه می‌شوند، یعنی رضایت یا عدم رضایت استفاده كنندگان طبق استنباط آن‌ها. نتایج استفاده كنندگان شامل انتظارات تحقق نیافته، انتظارات برآورده شده و انتظارات جدیدتر می‌شود.
فرآیندها ابزارهای مورد نیاز برای دستیابی به نتایج هستند. در آثار مكتوب تخصصی، غالباً به فرآیندها با عنوان «فرآیندهای ارزش افزوده» اشاره می‌شود، كه نشان می‌دهند كه ارزش‌های استفاده‌كنندگان نظیر دستیابی، گزینشگری، جامعیت و انطباق‌پذیری ایجاد شده‌اند.
نهایتاً این الگو شامل «نظام كیفیتی» می‌شود كه اجزای ساختاری، فنی، مدیریتی، انسانی و اجتماعی را كه در مأموریت كیفیت مؤثرند در بر می‌گیرد. عناصر مهم نظام كیفیتی در یك سازمان خدمات كتابداری و اطلاعرسانی، اجزایی نظیر رهبری، ارزش‌ها و فرهنگ سازمانی، اصول مدیریت كاركنان و استفاده از منابع فنی را شامل می‌شوند..دو موضوع مؤكد مورد تأكید عبارت‌اند از:1ـ رابطة بین توانایی‌ها و مهارت‌های كاری اطلاعرسانی حرفه‌ای و مدیریت كیفیت فراگیر ــ یا این كه مدیریت كیفیت فراگیر تا چه اندازه منعكس‌كنندة اصول، ارزش‌ها و اخلاق متخصصان اطلاعرسانی است.بنابر نظریة جدید مدیریت كیفیت، بین اصول مدیریت كیفیت با مهارت و دانش حرفه‌ای تضادی وجود ندارد، اما آیا این گفته صحیح است؟ برای پرداختن به این سؤال بر گرایش‌های موجود در پیشرفت‌های اخیر در عرصه‌های اصلی علم اطلاعرسانی/مدیریت اطلاعرسانی تمركز خواهم كرد.
2ـ دومین سؤال عمده به رابطة بین مدیریت كیفیت فراگیر و نوآوری می‌پردازد. نوآوری و تغییر چالش عمده‌ای را در پیش روی تمام سازمان‌های خدمات كتابداری و اطلاعرسانی می‌گذارند. بنابراین، بررسی میزان و چگونگی كمك مدیریت كیفیت فراگیر به كتابخانه در تلاش برای به كارگیری نوآوری‌های مدیریتی و فنی، جالب است. برای پاسخ به سؤال دوم از داده‌های یك پیمایش تجربی بر روی تأمین‌كنندگان اطلاعات تجاری در دانمارك، فنلاند، نروژ و سوئد استفاده خواهیم كرد [12 ] . در سال‌های 1994ـ1993 پرسشنامه‌ها برای نمونه‌های برگزیده از میان اعضای مجامع حرفه‌ای ارسال شد و 139 پرسشنامه بازگشت كه نرخ پاسخ 60 درصدی را نشان می‌داد. پاسخ دهندگان، كل حلقة اطلاعاتی (كتابخانه‌های علمی ــ پژوهشی و تخصصی، تولیدكنندگان پایگاه‌های اطلاعاتی، میزبان‌ها، و...) را زیر پوشش قرار می‌دهند. از همگرایی تا نفوذ
مدیریت كیفیت و علوم اطلاعرسانی و كتابداری
در وضعیت حاضر مدیریت علوم اطلاعرسانی و اطلاعرسانی تقریباً رشته‌های اصلی را كه در برنامه‌های آموزشی مدارس یا دانشكده‌های علوم اطلاعرسانی و كتابداری دنیای غرب گنجانده شده‌اند زیر پوشش می‌گیرند. فهرستی از رشته‌های اسلامی علوم اطلاعرسانی در نمودار 1 نشان داده شده. این جدول رابطة بین رشته‌های علوم اطلاعرسانی، جوانب مدیریتی آن‌ها (ستون دوم)، و رابطة آن‌ها با سه جزء اساسی الگوی مدیریت كیفیت فراگیر (نتایج، فرآیندها و نظام كیفیت) را نشان می‌دهد: